Veel gemeenten zoeken locaties. Maar hoe doe je dat op een manier waarop inwoners, maatschappelijke partijen en de gemeenteraad zich gehoord voelen? Wij helpen gemeenten met het ontwikkelen van een participatieaanpak waarin we de verschillende perspectieven samenbrengen. In dit artikel delen we vijf tips.

Opvang vluchtelingen is een grote puzzel

Het afgelopen jaar zijn we veel gemeenten tegengekomen die hun hand hebben opgestoken om voor langdurige opvang te zorgen. Deze gemeenten lopen tegen een aantal vergelijkbare problemen aan. Niet iedere gemeente schudt zo een locatie uit de mouw die groot genoeg is, binnen de rode contouren valt, gemeentelijk eigendom is en op korte termijn bebouwd kan worden. Ook zorgt een mogelijke bouwlocatie voor onrust onder inwoners. Waarom kan een jongere die hier is opgegroeid jarenlang geen woning vinden, maar krijgen vluchtelingen wel een huis?

Daarnaast zien we onder inwoners en maatschappelijke organisaties veel zorgen over de druk op sociale voorzieningen. Waar kunnen die kinderen naar school als de klassen al zo vol zitten? Wordt de zorg niet overspoeld? Hoe zit het met veiligheid en handhaving?

Kortom: de langdurige opvang van vluchtelingen is een flinke puzzel, die je als gemeente niet in je eentje kunt leggen. Daarvoor heb je als bestuurder en projectleider de hulp van inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en de gemeenteraad hard nodig. Het vroegtijdig betrekken van de omgeving op deze thema’s is van belang.

Asielopvang: 5 tips voor communicatie en participatie

Uit onze ervaring met communicatie en participatie weten we dat beleid en uitvoering op meer steun kunnen rekenen als mensen:

•  Ervaren dat zij invloed op de plannen hebben (naar betere plannen)

•  Een serieuze rol in het proces kunnen hebben (zich gehoord voelen)  

•  De afwegingen begrijpen (meer onderling begrip)

Deze inzichten gelden ook bij de vluchtelingenopvang. Een goede, op maat gemaakte, communicatie- en participatiestrategie kan hierbij helpen. Wij delen vijf tips voor een goede strategie.

Tip 1 : Werk vanuit het waarom

Het goede nieuws is: vaak staat het ‘waarom’ nauwelijks ter discussie. Over het algemeen kunnen belanghebbenden en belangstellenden zich goed vinden in het principe van opvang, in de morele plicht om mensen een veilig thuis te bieden. Dit is – zo blijkt in onze ervaring bij meerdere gemeenten – een goed uitgangspunt voor het verdere participatieproces.

Tip 2: Kies voor een gelaagde participatieaanpak

Richt een proces in om met inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties in gesprek te gaan over zorgen, kansen, bedreigingen en wensen.

Onze ervaring leert dat dit het beste werkt wanneer er wordt gekozen voor een gelaagde aanpak, waarbij er door de inzet van verschillende participatievormen ruimte is voor inwoners, ondernemers en hmaatschappelijke organisaties om op een passende manier deel te nemen. Zo voorkomen we dat de ene participant overvraagd wordt, terwijl de ander het juist niet intensief genoeg vindt en het gevoel krijgt niet gehoord te worden.

Tip 3: Start zo vroeg mogelijk met communicatie

De nu ingevoerde Spreidingswet zal pas op z'n vroegst in 2025 tot locatiekeuzes leiden. Dat betekent echter niet dat gemeenten ‘de buitenwereld’ nog niet hoeven te infomeren. Benut de tijd om de omgeving tijdig mee te nemen en zo rust te brengen in de discussie. Duidelijke en begrijpelijke communicatie over inhoud en proces helpt hierbij. Ontwikkel hiervoor een kernboodschap, bijvoorbeeld in de vorm van een message house en stem deze af met je bestuurder en collega’s. Geef in de communicatie ook een doorkijkje naar de onderwerpen waarover en momenten waarop men in een later stadium mee kan denken. Zo biedt communicatie een opstap richting de participatie.

Tip 4: Zorg voor een goede wisselwerking tussen politiek, ambtenaren en samenleving

Er is een nauwe wisselwerking  nodig tussen wat inhoudelijk kan, de samenleving wenst en de raad wil. Omdat we voor spreidingswetlocaties ‘de tijd hebben’ biedt dat de mogelijkheid om een zorgvuldig participatieproces te doorlopen, waarbij meer inzicht gaat bijdragen aan beter begrip en betere plannen. Zo worden uitkomsten acceptabeler, ook als ze anders uitvallen dat aanvankelijk door belanghebbenden gewenst. Daarom is het zaak om tijdig te starten: door belanghebbenden en belangstellenden vanaf de start te betrekken, zelfs als er geen ruimte is om over bepaalde aspecten (zoals keuze van locatie of financiële vertrouwelijkheid) in gezamenlijkheid te participeren. Wees helder over waarover het niet kan gaan en waar je juist wel betrokkenheid vanuit de samenleving nodig hebt.

Tip 5: Stel je communicatie- en participatiestrategie gezamenlijk op

Veel gemeenten hebben al aan de provincie laten weten of zij mogelijke locaties en voorzieningen voor de opvang van vluchtelingen hebben. De verwachting is dat het ontwikkelen van deze locaties start vanaf begin 2025. Start in voorbereiding daarop nu met maken van een participatiestrategie. Doe dit niet alleen als gemeente, maar betrek hierbij ook belangstellenden en belanghebbenden. Maak er een gezamenlijke aanpak van, want het is ook hún participatieproces.

Hoe kunnen we jou helpen bij de spreidingswet?

De Maatschap voor Communicatie helpt gemeenten bij het vormgeven van de participatie en samenwerking tussen en met inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en bestuur. We brengen zorgen, kansen en verwachtingen in kaart, stellen een participatie- en communicatiestrategie op die werkt en helpen jullie zo op weg naar betere plannen, voorstellen en beleid.

Dat hebben we het afgelopen jaar al voor vijf gemeenten met succes gedaan. Waar de locatie al vast lag en omwonenden zich overvallen voelden en partijen lijnrecht tegenover elkaar stonden, faciliteerden we het goede gesprek. Bij andere gemeenten was er nog veel ruimte om partijen mee te laten denken en haalden we sentimenten, ideeën en wensen op, die mee werden gewogen bij de locatiekeuze. Ook werken we aan projecten waar we samen met belangstellenden en belanghebbenden middels klankbordgroepen kijken naar hoe we van de opvang een succes kunnen maken.