De nieuwe strategische visie van de Universiteit Utrecht (UU) was voor het team corporate communicatie aanleiding om opnieuw naar de positionering te kijken. Samen met eigen medewerkers en samenwerkingspartners onderzocht zij hoe het ‘merk UU’ meer in lijn met de nieuwe visie gebracht kon worden. Het resultaat is een aangescherpte positionering waarin open blik, open houding en open wetenschap de rode draad vormen. Dit wordt onderstreept in een nieuwe pay-off: Sharing Science, Shaping Tomorrow.

De vraag 

Een belangrijke vraag hierbij is: hoe gaan we alle communicatie- en marketingprofessionals van onze decentraal georganiseerde universiteit hierin betrekken? Zij moeten immers de nieuwe positionering vertalen naar interne en externe communicatie. Heel concreet door het realiseren van passende communicatiemiddelen, maar ook in het verankeren van de positionering in de rest van de organisatie is er een rol voor communicatie. Het gaat immers niet alleen om ‘nieuwe teksten en andere plaatjes’; de herpositionering moet zich ook vertalen in gedrag van medewerkers, bestuur en studenten. Daar moet je het gesprek met elkaar over voeren. Maatschap voor Communicatie werd gevraagd dit dialoogtraject met de communicatieadviseurs helpen vorm te geven en te faciliteren. Een prachtige vraag, want raakt de kern van je visie op je rol als communicatieprofessional. 

Wat doen wij? 

Workshops

Samen met een interne werkgroep met professionals vanuit verschillende communicatiedisciplines en organisatieonderdelen zijn we aan de slag gegaan om deze aanpak te ontwikkelen. Online vanwege de coronamaatregelen. We organiseerden enkele workshops met passende online werkvormen zoals een brainstorm met Jamboard en een mini-competitie waarin de werkgroepleden strijden om het beste idee.

Gesprek over kansen en dilemma’s

Om de betekenis van de nieuwe positionering met elkaar te duiden hebben we online meetups georganiseerd voor de meer dan 120 communicatie- en marketingmedewerkers van de universiteit. In deze sessies vond in kleine groepjes het gesprek plaats over de vraag wat ‘open’ betekent. Welke kansen en dilemma’s zie jij en wat heb je nodig om invulling te geven aan deze opgave? Dat leverde mooie inzichten op die we verzamelden met behulp van Mentimeter. zoals: “De nieuwe positionering verandert de rol van ons communicatoren van ‘de communicatie doen’ naar ‘onderzoekers faciliteren om te communiceren’.

Samen vliegen

Om nog een volgende stap te zetten in het daadwerkelijk verankeren, organiseerden we samen met de opdrachtgever en evenementenbureau NEKZT een ontmoetingsdag voor alle professionals, met als doel te ervaren wat de open identiteit van de UU betekent. Voor wetenschappers, docenten en medewerkers, voor communicatie en marketing en voor ieder persoonlijk. Onze bijdrage was het ontwikkelen van een inhoudelijk en actief programma waarin ook de input uit de online meetups een plek heeft. Vanwege de coronamaatregelen ontmoetten de C&M medewerkers op deze ‘OPENdag’ elkaar in kleine groepen verspreid over zeven locaties in Utrecht. We ontwikkelden een programma met inspiratie door een spreker van buitenaf en werkvormen waarin de deelnemers met elkaar op zoek gaan naar het antwoord op de centrale vraag: wat kun jij doen om de nieuwe positionering te laten vliegen? Naast een persoonlijke opbrengst, leidde de dag tot een gezamenlijke roadmap voor de toekomst.   

Wat is het resultaat?

In die roadmap staan maar liefst 151 persoonlijke volgende stappen die gezet gaan worden op weg naar het concreet invulling geven aan de positionering. Opvallende rode draad daarin is het voornemen om persoonlijk meer het gesprek aan te gaan in de eigen werkomgeving. Daarnaast groeide gedurende het vormgeven en uitvoeren van het dialoogtraject steeds sterker de overtuiging dat de C&M OPENdag niet het sluitstuk was, maar een belangrijke stap in een beweging die in gang is gezet. Het doel is om met elkaar in gesprek te blijven, dwars door de disciplines en faculteiten heen over de betekenis van jou als communicatieprofessional bij het vormgeven van de visie van de Universiteit Utrecht.