Het rapport Ongekend onrecht over de kinderopvangtoeslagen laat de ernstige gevolgen zien wanneer de informatiehuishouding niet op orde is. Voor iedere ambtenaar is er werk aan de winkel.
Wat is de vraag?
De hoeveelheid informatie die de overheid verzamelt en produceert groeit exponentieel. Het gaat om vele tienduizenden documenten, mails, berichtenapps en andere bronnen. Hoe beheer je deze op de juiste manier? Gebruiksvriendelijke systemen, handleidingen/instructies en heldere werkafspraken vormen de basis. Maar de afhankelijkheid van het gedrag van medewerkers is groot. Het gedrag is in grote mate bepalend voor succes. Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) vroeg ons een rijksbrede bewustwordingscampagne te ontwikkelen met als doel medewerkers van het Rijk ervan bewust te maken dat goed informatiebeheer een vanzelfsprekend onderdeel is van hun werk.
Wat doen wij?
Onder de noemer Goed bewaard voor nu en later ontwikkelden wij samen met Leene Communicatie en VormVijf een rijksbrede interne campagne om medewerkers van het Rijk bewust te maken van hun eigen rol. Maatschap voor Communicatie was betrokken voor de strategie en de coalitieaanpak.
In de communicatieaanpak hebben we ingezet op 3 actielijnen:
1. Beweging op gang brengen (bewustwording)
Met communicatie alleen kunnen we geen gedragsverandering realiseren. We kunnen wel een beweging op gang brengen en aanjagen. Een figuurlijke steen in de vijver gooien, inspireren en mensen inzicht geven in het belang en hun eigen rol hierbij. We hebben hier vorm aan gegeven met een dragend rijksbreed campagneconcept: Jouw werk is belangrijker dan je denkt, bewaar informatie op de juiste manier. En uitgewerkt in communicatiemiddelen, zoals interviews, praktijkverhalen, podcasts, video’s, nieuwsbrieven, et cetera.
2. Gesprek faciliteren (handelingsperspectief)
Papier is geduldig. Procedures en systemen zijn ingericht om gevolgd te worden. Maar de praktijk is weerbarstig. Onderzoek wijst uit dat de sociale norm een belangrijke driver is om het gewenste gedrag te vertonen. De invloed van de directe omgeving is groot. Goed voorbeeld doet volgen. Daarom beginnen we met het onderwerp op de agenda te zetten van teams. Op dit niveau laten we het gesprek starten, zodat collega’s samen aan de slag kunnen in hun dagelijkse praktijk. En elkaar erop aan kunnen spreken. Leidinggevenden hebben een belangrijke (aanjaag)rol. Zij worden vanuit de campagne ondersteund met communicatiemiddelen zoals artikelen, een quiz en gespreksstarters.
3. Coalitieaanpak
Om succesvol te zijn op organisatieniveau is een intensieve samenwerking met spelers op het gebied van informatiehuishouding binnen alle organisaties van groot belang. We hebben vanaf de start van de opdracht de samenwerking gezocht met CIO’s, IV-professionals en communicatieadviseurs. Met hen deden we CASI-sessies, ontwikkelden we een gemeenschappelijke kernboodschao met een message house, én creëerden we samen het communicatieconcept. Deze belangrijke (kennis)partners en ambassadeurs spelen een cruciale rol bij het doorvertalen van het rijksbrede concept naar de organisaties in concrete middelen en acties.
